PERALATAN KEARSIPAN MODERN UNTUK MENDUKUNG PENYIMPANAN ARSIP

1    

                Hai guys
         Setelah beberapa bulan tidak menulis blog, kini aku kembali menulis lagi.Kali ini aku akan memberikan  sedikit materi tentang PERALATAN KEARSIPAN MODERN UNTUK MENDUKUNG PENYIMPANAN ARSIP. Tapi sebelum itu, saya akan memberikan sedikit informasi seputar pengertian arsip serta peran dan fungsi menyimpan arsip.

      PENGERTIAN ARSIP

     ARSIP adalah sebuah benda yang memiliki nilai guna baik tertulis maupun lisan yang diterima / dibuat oleh seseorang / kelompok  yang disususun dengan system tertentu agar bias ditemukan dengan cepat dan tepat.

      PERAN DAN FUNGSI MENYIMPAN ARSIP

-          Sebagai pusat informasi

-          Sebagai sumber dokumentasi

-          Sebagai bahan penelitian

-          Sebagai sumber ingatan

-          Sebagai bukti sejarah

Setelah memberi penjelasan sedikit seputar pengertian arsip serta peran dan fungsi arsip, kini langsung saja pada inti materi. Dibawah ini adalah daftar nama nama peralatan arsip yang dapat mendukung penyimpanan arsip :

1.    FILLING CABINET

Peralatan ini merupakan salah satu peralatan yang sering digunakan karena amat terkenal. Alat ini berguna untuk menyimpan arsip / berkas yang masih aktif. Lemari ini terdiri dari beberapa laci, biasanya berkisar antara 1-6 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip.

2.     ROTARY

Alat ini semacam filling cabinet , tetapi dibuka secara berputar. Alat ini9 terbuat dari bahan yang kuat seperti logam / besi. Arsip yang disimpan pada alat ini bersifat LATERAL ( penyusunan arsip secara berdiri menyamping).

3.    ROLL O’PACK

Lemari arsip dengan penggerak mekanik dan index system. Memudahkan dalam penyimpanan pencarian dan penghematan ruang. Efektif digunakan untuk perusahaan yang memiliki arsip dengan jumlah yang besar.

4.    MAP ARSIP

Lipatan yang terbuat dari karton / kertas tebal / plastic yang digunakan untuk menyimpan arsip / surat aurat . arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar saja.map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut :

A.      STOPMAP FOLIO

Map yang memiliki daun penutup pada setiap sisinya. Stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif.

B.      MAP SNELHECTER

Map yang memiliki penjepit do tengahnya dan tidak mempunyai daun penutup. Untuk menaruh arsip di dalamnya , arsip harus dilubangi terlebih dahulu menggunakan perforator.

C.      FOLDER

Map tanpa dilengkapi daun penutup.

D.      HANGING FOLDER

Folder yang mempunyai besi penggantung yang dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet, serta mempunyai tab untuk menuliskan kode / indeks arsip yang ada didalamnya.

oke guys....

gak kerasa kita sudah sampai di penghujung materi ;). Itulah sedikit ringkasan materi mengenai PERALATAN KEARSIPAN UNTUK MENDUKUNG PENYIMPANAN ARSIP. sampai ketemu di blog saya selanjutnya :D

PENGADAAN SARANA PRASARANA KANTOR BUPATI REMBANG

hai semua.... 
selamat pagi friend ;D 
ketemu lagi bersama saya himeko ....
kali ini saya akan membahas materi tentang kegiatan pengadaan sarana dan prasarana yang ada di  kantor saya KANTOR BUPATI KABUPATEN REMBANG (SETDA)
Kita langsung saja ya friends ;D

Sebelum itu saya akan menjelaskan sedikit tentang apa itu pengadaan , pasti penasaran kan..
oke kita langsung saja ya friend...

Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengadaan dilaksanakan dengan berbagai cara sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dan kebutuhan masing-masing perusahaan. Faktor yang menyebabkan adanya perbedaan cara pengadaan adalah adanya perbedaan kebutuhan dan perbedaan pekerjaan kantor.

Di kantor saya ini bagian yang melakukan sarana dan prasarana kantor SETDA ini adalah bagian umum, khususnya di  sub bagian rumah tangga dan perlengkapan yang dilakukan oleh 
1. Bapak Mansyur ( bagian yang mengurusi perlengkapan gedung)
2. Bapak Pras (bagian yang mengurusi tentang perlengkapan alat alat kantor)



DIBAWAH INI ADALAH TUGAS SUB BAGIAN RUMAH TANGGA DAN PERLENGKAPAN :

Tugas dan Fungsi

1. melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan, pelaksanaan pembinaan umum, pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi, pelaksanaan norma, standar, prosedur, dan kriteria, pengkajian, pemantauan, evaluasi dan pelaporan, serta harmonisasi pelaksanaan urusan pemerintahan di bidang rumah tangga dan perlengkapan.
2. melaksanakan perencanaan dan pengadaan perlengkapan di lingkungan Sekretariat Daerah serta perlengkapan sarana dan prasarana fisik kantor Sekretariat Daerah dan rumah dinas.
3. melaksanakan perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana fisik di lingkungan Sekretariat Daerah.
4. melaksanakan perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana fisik rumah dinas pimpinan.
5. melakukan pengelolaan rumah tangga kantor, rumah jabatan, penyiapan sarana rapat-rapat, persiapan sarana upacara, dan urusan perjalanan dinas.
6. menyusun program kerja, pelaporan, rumah tangga dan urusan tata usaha Sub Bagian.
7. menyiapkan dan melaksanakan ketatalaksanaan perlengkapan dan barang milik daerah.
8. melaksanakan tugas Iain yang diberikan oleh Kepala Bagian sesuai dengan tugas dan fungsinya.

CONTOH FOTO : 

alat alat kantor

lemari lemari untuk menyimpan file file kantor

rak rak untuk menyimpan alat alat kantor

Saya juga akan menjelaskan tentang hal hal yang harus diperhatikan dalam proses pengadaan dan proses pengadaan barang (sarpras yang ada di kantor saya, kantor bupati ( SETDA REMBANG).

Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a) Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.
b) Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan.
c) Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional.
d) Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku.
e) Menyimpan dan memelihara perlengkapan.
f) Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor.
g) Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur.

Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor
a. Pengajuan surat permohonan ke gudang
b. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas.
c. Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
d. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
e. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya.
f. Bendahara meminta persertujuan pimpinan.
g. Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan.
h. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
i. Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang.
j. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.

Itulah sedikit materi tentang pengadaan sarpras beserta langkah langkahnya 

semoga bermanfaat ;D

SEE YOU NEXT IN MY BLOG FRIENDS........

selamat datang di my blog ;D. hari ini kita ketemu lagi ya friend...

oke,kita langsung ke intinya saja ya, kali ini saya akan memaparkan materi tentang perlatan kantor yang ada di kantor BUPATI REMBANG (SETDA) KABUPATEN REMBANG , saya juga akan menyertakan penjelasan dan contohnya sekalian..

kita langsung bahas saja ya, selamat membaca ;P

*PERALATAN KANTOR yaitu Alat-alat atau perlengkapan-perlengkapan yang dipakai dalam kantor guna kelancaran perusahaan dalam melakukan/ melaksanakan kegiatan-kegiatan administrasinya.peralatan kantor dibagi menjad 2,yaitu :

- barang bergerak

-barang tidak bergerak

1. BARANG BERGERAK

 dibagi menjadi 2

a a. barang habis pakai yaitu barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pemakaian. Hal ini mengandung arti bahwa benda tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaian. 

contohnya :

- bollpoint                          

- tipe- x

- tinta print

- spidol

- stabillo

- staples

- amplop

- tissu

b. barang tidak habis pakai barang-barang uang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam permakaiannya. Contohnya :

- AC                                        - lemari arsip                       - peta dunia

- papan tulis                            - filling cabinet                    - kulkas

- printer                                   - map besar                          - vas bunga

- meja                                      - brief ordner                       - white board

- kursi                                      - snelhecter                          - perforator 

- jam dinding                           - rak (ATK)                          - stapler 

- laptop                                    - mesin fotocopy                  - sound system

- rak sortir                                - kalender                            - peralatan makan (piring,sendok,dll)

2. BARANG TIDAK BERGERAK

yaitu barang yang digunakan sebagai jaminan untuk memperoleh pinjaman atau kredit jangka panjang. Sesuai dengan namanya, barang tersebut disebut tidak bergerak karena umumnya benda- benda tersebut tidak dapat dipindahkan dengan mudah. Dan, secara umum barang tidak bergerak bernilai lebih mahal dibanding barang bergerak sehingga bisa digunakan sebagai jaminan untuk memperoleh pinjaman jangka panjang yang jumlahnya besar.

contohnya :

-tanah dan bangunan

B. PERBEKALAN KANTOR (PERALATAN KANTOR)

 yaitu semua fasilitas/ barang barang yang ada di dalam kantor yang digunakan baik secara langsung maupun tidak langsung.

perbekalan kantor dibagi menjadi menjadi 5, yaitu :

a. perabotan kantor : yaitu benda benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas TU.

contohnya :

- meja

- kursi

- lemari arsip

- rak sortir

b. peralatan kantor : yaitu semua peralatan dan perlengkapan yang umumnya digunakan kantor .

contohnya :

- perforator

- gunting

- stapler

- cutter

- kertas

- amplop

c. mesin mesin kantor : yaitu segala macam mesin yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor.

contohnya :

- laptop

- mesin foto copy

- printer

d. media komunikasi: yaitu semua media yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri/ dengan pihak luar kantor.

contohnya :

-ponsel

- telepon kabel

e. interior : yaitu semua jenis barang / fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruang kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi.

contohnya :

- gorden

- lukisan

- vas bunga 

 nahhh...saya kali ini juga akanmembhas tentang DESAIN KANTOR termasuk 

-layout ( tata ruang)

-tata cahaya 

-warna 

-hiasan

-dan juga suara

a.layout ( tata ruang) : yaitu pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia.

pada kantor kami (setda) rembang dapat kita lihat ,kantor tersebut memakai Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Office)

Tata ruang kantor terbuka merupakan pengaturan tata ruang kantor dengan menggunakan sebuah ruangan besar untuk bekerja yang ditempat beberapa orang pegawai. Tata ruang terbuka memungkinkan komunikasi antar pegawai menjadi lebih lancar, sehingga mendorong para pegawai lebih komunikatif dan kreatif.

Keuntungan tata ruang kantor terbuka adalah sebagai berikut:

1. Fleksibel dalam penggunaan seluruh ruangan serta tidak memerlukan biaya tinggi. 
2. Mudah melakukan komunikasi antar pegawai.
3. Pemeliharaan peralatan, pemeliharaan kebersihaan ruangan, penggunaan peralatan, menjadi lebih mudah, hal ini akan menghemat biaya perusahaan.
4. Menghemat penggunaan cahaya penerangan.
5. Biaya instalasi pertama lebih murah dibanding tata ruang berkamar.

Sedangkan kerugian tata ruang kantor terbuka adalah sebagai berikut:

1. Kegaduhan sering muncul disebabkan komunikasi yang sangat lancar dan intens.
2. Konsentrasi pegawai terkadang buyar melihat banyak orang hilir mudik.
3. Sulit merahasiakan pekerjaan penting dan bersifat rahasia.
4. Pemandangan kurang baik karena tumpukan dokumen para pegawai menjadi tidak rapi.
5. Kurang efektif diterapkan bagi pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi.

b. tata cahaya

pada kantor kami (setda) rembang, jenis pencahayaan yang diguanakan adalah  general lighting : yaitu system pencahayaan yang menjadi sumber penerangan utama. Biasanya metode pencahayaan ini dibuat dengan cara meletakkan titik lampu pada titik poros ruangan atau pada beberapa titik yang dipasang secara simetris dan merata.

Keunggulan lampu indirect adalah dapat menghasilkan cahaya yang merata tanpa membuat mata silau dan suasana “hangat” pun lebih terasa dengan tampilan lampu warna kekuningan.

c. warna

warna yaitu sensasi yang dirasakan oleh otak manusia yang ditangkap melalui cahaya mata.

pada ruangan kantor kami (setda)rembang dimana dinding berwarna coklat muda kalem, pintu dan jendela coklat tua, serta dengan atap dan lantai yang berwarna putih sudah berarti ruangan ini cocok sekali untuk para pekerja agar bisa mengerjakan pekerjaan dengan nyaman. hal ini karena warna warna tersebut memiliki arti :

- warna coklat : warna yang kalem, dianggap warna yang manis karena warna coklat mengindikasikan  warna pada makanan coklat, juga warn apada tanah.

- warna putih : dianggap sebagai warna yang suci dan bersih

jadi dengan kombinasi warna warna ini dapat didimpulkan bahwa tata warna pada ruangan diatas dapat memberikan rasa nyaman, dan santai, karenan adanya warna coklat sebagai pemanis ruangan dan ruangan  yang berlantai dan beratap putih dapat membentuk kepribadian pegawai untuk selalu menjaga kebersihan. karena putih merupakan warna yang suci dan bersih.

d. hiasan 

pada kantor kami , desain yangdigunakan adalah desain interior, desain interior mencakup penempatan seluruh elemen tersebut, tak terkecuali elemen pendukung dengan contoh seperti furniture.

e. suara

pada kantor kami (setda) rembang dapat dilihat ,suara dalam ruangan tersebut tidak terlalu berisik, karena jumlah pegawai hanya sedikit dan ruangan ini didesain dengan ruangan  semi terbuka sehingga nyaman dan mudah dalam berkonsentrasi dalam mengerjakan pekerjaan.

f. alat bantu presentasi di kantor kami
- laptop

nah...gak kerasa kan kalian sudah mebacanya, semoga materi ini dapat memberikan manfaatpositif ..dan..... see you next time friend in my blog.

salam hangat himeko ai ;p ;D...